Açıklama:
GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
MEF Üniversitesi, 2012 yılında İstanbul'da kurulmuş bir vakıf üniversitesidir. Dünya çapında “Flipped Learning” olarak bilinen "Ters-yüz Sınıf" eğitim modelini benimseyen ilk üniversitedir. Türkiye'de ABET akreditasyonuna sahip sekiz üniversiteden biridir.
TÜMA 2024 “Genel Memnuniyet” sıralamasında 200 devlet ve vakıf üniversitesi arasında A+ kategoride 4. sırada; 74 vakıf üniversitesi arasında A+ kategoride 1. Sırada yer almıştır.
Üniversitemizin Sanat, Tasarım ve Mimarlık Fakültesinde istihdam etmek ve kurumumuzun hedeflerini gerçekleştirmek üzere, bizimle aynı heyecanı taşıyarak, birlikte uyum içerisinde çalışıp değer yaratmayı isteyen “Fakülte Sekreteri” adaylarının aşağıda paylaşmış olduğumuz nitelik ve iş tecrübelerine sahip olmaları halinde başvurularını beklemekteyiz.
GENEL NİTELİKLER
- En az lisans mezunu,
- Fakülte Sekreteri olarak en az 3 yıl deneyim sahibi,
- 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve ilgili diğer yönetmeliklere, uygulamalarına hakim,
- Resmi yazışma kurallarına hakim,
- EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) sistemini iyi düzeyde kullanabilen,
- Tercihen GreenDocs EDAYS (Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi) uygulamasına hakim,
- MS Office programlarını iyi derecede kullanabilen,
- Planlama, iş takibi ve raporlama konularında yetkin,
- Sonuç odaklı çalışmayı seven, iletişim becerileri güçlü,
- Tercihen sözlü ve yazılı İngilizce yetkinliğine iyi düzeyde sahip.
İŞ TANIMI
- Yükseköğretim mevzuatın takip edilmesi, değişikliklerin/yeniliklerin ilgili fakülte içi birimlere bildirilmesi,
- Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu için toplantı takvimi ve oda planlamasının yapılması, toplantı gündeminin ve tutanaklarının hazırlanması, üyelere ve diğer ilgili birimlere dağıtılması,
- Fakülteye ilişkin kurum içi ve dışı resmi, fiziki ve dijital yazışmaların, yanıtların, evrak takip, arşiv, birimler arası dağıtım, yönlendirme vb. süreçlerin uçtan uca yürütülmesi,
- Yükseköğretim Kurulu’nun belirttiği asgari koşullar ve Dekanlıktan gelen talep doğrultusunda Akademisyenlerin kadro ilanlarına başvuruları ile atama süreçlerinin yürütülmesi, işe alımlarının Genel Sekreterlik ve İnsan Kaynakları ile koordineli olarak gerçekleştirilmesi,
- Yarı zamanlı ders veren akademisyenlerin bilgilerinin ilgili birimlere iletilmesi, resmi işe giriş işlemlerinin tamamlatılması ve kurum içi uygulama sistemlerine tanımlamalarının yapılması, aylık puantaj süreçlerinin takip edilmesi ve İnsan Kaynakları ile teyit edilerek sonuçlandırılması,
- Akademik personelin özlük dosyalarının arşivlenmesi ve güncellenmesi,
- Öğrencilerden gelen dilekçelerin (kayıt dondurma, ders saydırma, programlar arası geçiş taleplerinin) alınması ve ilgili birimlerle koordineli şekilde sürecin takip edilmesi, sonuçlandırılması,
- Disiplin soruşturmalarıyla ilgili süreçlerde mevzuata göre komisyondan gelen taleplerin karşılanması,
- Ders dosyalarının (sınav, yoklama, not çizelgesi, syllabus, vb) arşivlenmesi,
- Yaz okulu uygulamasının takibinin yapılması,
- Her yıl yapılan Yükseköğretim Kurulu denetim dönemlerinde Fakülte ile ilgili defter, kayıt, liste, tablo, dosya vb. belgelerin Yükseköğretim Denetim Kurulu üyeleri için hazırlanması,
- Fakülte web sayfasının düzenlenmesi, güncellenmesi ve takip edilmesi,
- Faaliyet raporunun oluşturulması için gerekli organizasyonun ve raporun düzenlenmesinin sağlanması,
- Fakülteyle ilgili cari süreçlerin (bütçe takibi, akademisyenlerin yayınları ile tüm ücretli ve ücretsiz izinlerinin vb.) takibi,
- Diplomaların imzalanması,
- Fakülteye bağlı öğrencilerin staj sürecinin staj koordinatörleri ile birlikte koordine edilmesi,
- Dekanlık tarafından verilen Fakülte Sekreterliğiyle ilgili diğer görevlerin yerine getirilmesi.